Go to Top

Despre evenimente corporate, agentii de turism si oameni

Asa cum anuntam in urma cu putin timp, iata si primul articol/studiu de caz de specialitate publicat pe Touristry.ro.  Acest articol este realizat impreuna cu fosta mea colega Nicoleta Secuianu, organizator de evenimente corporate cu o experienta in domeniu de peste 8 ani, reflectand experientele traite si concluziile ei in tot acest timp petrecut pe “campul muncii”.

Despre evenimente corporate, agentii de turism si oameni

Numele meu este Nicoleta si sunt organizator de evenimente”. Asa incepe fiecare conversatie cand un necunoscut ma intreaba cu ce ma ocup.

Si nu, nu ma ocup cu nunti, botezuri, taieri de mot!”

Ok” spune el, necunoscutul, plictisit.

Organizez evenimente coroporate” insist, astept sa vad daca interlocutorul meu intelege care este meseria mea.

“Pentru companii! Conferinte, simpozioane, lansari de produse, cycle meetinguri, etc”

“Aha! Si teambuilding-uri?”

Da, si teambuilding-uri”.

Am fost cu firma in teambuilding in septembrie, dar nu prea mi-a placut. Si la ce firma lucrezi?”

Lucrez la o agentie de turism”

Agentiile de turism fac evenimente?”

Sunt agentii de turism care au si departamente de evenimente, da!”

Aham! Auzi, ce oferte bune aveti? Ceva ieftin pe avioane?”

De regula asta e momentul cand simt iritarea cum imi patrunde in organism….

Nu stiu sa-ti spun, eu lucrez in departamentul de evenimente…”

breakfast-growth-conference-2012-2  unnamed

Este foarte posibil sa fiu ghinionista, sa fiu singurul organizator de evenimente care intalneste, de fiecare data, tipul de persoana care intelege ca un organizator de evenimente corporate se ocupa cu orice altceva decat organizarea de evenimente corporate.

Exista foarte multe tipuri de evenimente: conferinte, congrese, sedinte anuale, sedinte semestriale, evenimente de lansare, teambuildinguri, petreceri tematice sau nu, spectacole, nunti, botezuri, divorturi sau taieri de mot, toate astea formeaza frumosul “curcubeu” numit “Evenimente”. O galagie de culori amestecate… Si, totusi, nu le putem amesteca si nu putem sa mai acceptam curcubeul de evenimente. Usor usor, fiecare culoare, fiecare eveniment s-a dezvoltat, a prins consistenta, s-a desprins si a ajuns un domeniu de sine statator. Si asa au aparut specialistii, sa-i numim spiridusi.

Agentiile de turism au avut un rol important in aceasta separatie. Au dezvoltat business travelul iar organizarea evenimentelor corporate a fost o dezvoltare normala a acestui segment de travel, ajungand astfel departament de sine statator.

Putem sa consideram un eveniment corporate un grup de minim 10 persoane care necesita cel putin 2 tipuri de servicii. Luam ca exemplu: cazare si sala de conferinta. Cand cele doua conditii sunt intrunite cei 10 se muta de la business travel la Events sau la MICE.

Evenimentele se organizeaza pentru a se transmite un mesaj. Iar rolul meu este sa asigur conditiile propice pentru transmiterea mesajului. Rolul meu este sa salvez costuri, rolul meu este sa acord suport, rolul meu este sa vin cu solutii. Rolul meu este cel al spiridusului care alearga de-o parte si de alta a curcubeului, sa creez evenimentul, sa adaug un pic de magie si sa pazesc banii, numai ca de data asta galbenii sunt ai clientului.

Ok! Dar cum? Cum se materializeaza, care sunt etapele organizarii unui eveniment?

La inceput exista intentia, exista dorinta de a organiza un eveniment.

Prima etapa este descoperirea dorintelor, cerintelor si nevoilor clientului.

Rolul organizatorului de evenimente consta in aflarea tuturor detalilor: tipul de eveniment ce urmeaza a fi organizat, cui se adreseaza evenimentul, numarul de participanti, cand trebuie organizat evenimentul, durata evenimentului.

Cu informatiile primite mai sus, organizatorul va propune o locatie, va propune echipamentele necesare desfasurarii evenimentului (de la videoproiector la holograme), va propune variante de catering, eventuale materiale promotionale, variante de promovare, variante de cazare daca sunt participanti din alte orase etc.

Impreuna cu clientul va stabili ce elemente se pastreaza, ce se elimina, ce se inlocuieste.

Urmeaza una dintre cele mai dificile etape: stabilirea si finalizarea bugetelor. Nu o sa mint, aceasta etapa este un razboi psihologic. Organizatorul de evenimente are in medie 10 furnizori pe eveniment. Cu fiecare furnizor duce runde de negocieri, intr-un timp limitat. Apoi merge, mandru ca a reusit sa obtina un buget bun de la toti partenerii intr-un timp scurt, la client.

Clientul are un singur furnizor, organizatorul de evenimente. Clientul abia acum isi incepe rundele de negociere. Clientul cere renegocierea bugetelor. Organizatorul de evenimente se intoarce la cei 10 furnizori, apoi la client si stabilesc bugetul, in cele din urma.

Cine va crede ca, de la momentul acceptarii bugetului de catre client pana la momentul inceperii sau finalizarii evenimentului, bugetul stabilit nu va suferi modificari este ori incepator ori optimistul suprem. Pentru ca neprevazutul este printre noi, asa cum este materia neagra in univers: nimeni n-o vede, nimeni nu stie exact ce este, dar prezenta ei influenteaza elementele din jur.

Ajungem la momentul mult visat, desfasurarea evenimentului. Organizatorul va fi prezent la fata locului. El va fi primul care va ajunge si ultimul care va pleca. Va coordona live cei 10 funizori. Se va asigura ca totul se desfasoara conform programului stabilit impreuna cu clientul, in ordinea si in timpii stabiliti. Va fi tot timpul langa client si in acelasi timp va fi invizibil. Pentru ca, la finele unui alt eveniment reusit, laurii sa-i primeasca clientul.

Ultima etapa, cea post event, este cea care va concluziona reusita evenimentului, precum si intregul proces, de la prima intalnire/ discutie pana la momentul in care toti participantii au plecat. Este etapa in care clientul trage linie si decide daca va mai apela la organizator in viitor.

Sa presupunem ca Ion vrea sa prezinte atuurile produsului lui partenerilor si clientilor lui, scopul final fiind cresterea vanzarilor. Ion are multe idei. Ion ar vrea o anumita locatie pentru acest eveniment si ar vrea efecte speciale. Ion stie ca nu are experienta necesara pentru a organiza singur un astfel de eveniment. Sau Ion are de facut rapoarte zilnice, de stabilit strategii de vanzare, de distributie, etc.

Ion apeleaza la specialisti care sa il ajute sa organizeze evenimentul. Astfel lui Ion nu-I ramane decat sa se concentreze pe prezentarea produsului.

Autor : NICOLETA SECUIANU , colaborator Touristry.ro

Surse foto : www.imcreator.com ( free photos); http://www.entrepreneur.com/ ; www.openforum.com

, , , , , , ,

2 Responses to "Despre evenimente corporate, agentii de turism si oameni"

  • Emanuel Enache
    07.02.2016 - 20:05 Reply

    Un interviu foarte bine punctat, care surprinde o calitate esentiala in organizarea de evenimente si care din pacate lipseste grav in acest moment in piata, anume, experienta. Afirm acest lucru in calitate de furnizor de servicii si pentru agentiile organizatoare de evenimente de evenimente. Sunt ghid de turism, locuiesc in Sighisoara, si nu cred ca e nevoie sa mai explic de ce Sighisoara este una din destinatiile preferate ale companiilor pentru organizarea de teambuilding-uri in special.Am avut ocazia sa intalnesc mai ales in sezonul 2015 niste domnisoare care reprezentau agentii de organizare evenimente, cu bugete care cuprinse intre 10.000 si 25.000 eur, despre care te intrebi pentru ce Dumnezeu or fi platite, ca pentru servicii de organizare in nici un caz. Ne regasim frecvent in situatia in care “agentia” vinde un program stufos clientului fara nici un fel de documentare sau macar consultare prealabila cu furnizorii. In faza de implementare bineinteles ca furnizorii: hotelul, restaurantul, ghidul, etc trebuie sa gaseasca solutii de tip ninja pentru respectarea unor timpi de program imaginati de o domnisoara care e capabila doar sa clipeasa des din niste gene false si sa ridice impasibil din umerii goi.
    http://www.yourguideintransylvania.com

    • Alice Udrea
      08.02.2016 - 16:16 Reply

      Multumim mult Emanuel Enache si ne bucuram ca esti pe aceeasi “lungime de unda” cu noi si cu profesionistii in domeniu, oameni care se straduiesc sa presteze servicii de calitate.
      Multumesc ca urmaresti Touristry si sper ca materialele postate sa ajunga la cat mai multi dintre cei implicati in turism si mai ales sper sa le fie utile celor care se afla la inceput de drum in acest domeniu.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *